Yushi Udagawa

今回は、“GTD における inbox として電子メールの受信トレイを活用する際に気づいたこと” をまとめておきたいと思います。

いわゆる GTD 本で定められているフローからは少し外れている部分もありますが…参考になれば幸いです。

GTD における Inbox とは？

まず「GTD における inbox って何？」ということなのですが、これは “さまざまな気になるものを集めておく箱のようなもの” とイメージすると分かりやすいかもしれません。

とにかく気になることを inbox という名の “箱” にいったん集めておく。

そして次にそれをひとつずつとりだして、しかるべき処理を行っていく、というわけです。

ストレスフリーの仕事術 p.204 を参照しますと…

これらの「in•box」は書類受けやメールの受信箱、メモ帳、ボイスレコーダーなどがあたる。あなたの生活に合わせて、必要な数だけ用意するといい。ただし必要最小限にしておくべきだ。

…とあります。

僕の場合は OmniFocus というツールを使っていますので、OmniFocus の inbox をメインで使っています。（関連記事：GTD における収集のためのツール http://y.udagawa.me/archives/1404 ）

仕事は Gmail でやってくる

しかしながら僕の場合、ほとんどの仕事はメールでやってきます。

そしてこのようなとき、たとえば Gmail なら Gmail の受信トレイが ‘GTD における inbox’ のひとつとなります。

まあそもそも「受信トレイ」のことを「inbox」と呼んだり表記したりすることもあるのでちょっとややこしいのですが、このようなときは、（Gmail などの）受信トレイをGTD でいうところの inbox として活用することを考えたほうが効率的です。

受信トレイを inbox として使う場合に心がけていること

さて GTD のワークフロー（ストレスフリーの仕事術 p.207 参照）では、このように inbox に集めたものをひとつずつ処理していくのですが、その際に “2分ルール” というものがあります。

それは、「（inbox にあるものの中で）2分以内にできることは、いますぐやってしまおう」というもの。

今すぐできることはサッサと片づけちゃおうよ、ということで、これはこれでやってみると効果的な手法だと思います。

ですが僕の場合は、受信トレイを inbox として使う場合に限っては、 “2分ルール” は無視することにしています。

無視して、 “受信トレイにたまっているメールは、できるだけその日のうちに片づける” ようにします。

2分以上かかっても全然OK。

場合によっては一通のメールを処理するのに1時間以上かかることもーーメールに作業の指示が書いてあるので、それをこなしてから返事を書くとそれくらいかかるーーありますが、それでもできうる限り、片づけます。

そして、 “どうしてもその日のうちに片づけられない” というメールのみ、OmniFocus に移して、あとで処理をすることにします。

まとめ

OmniFocus を使いはじめたばかりの頃は、ほぼすべての重要なメールをいちいち OmniFocus に入れていたのですが、それだとかなり面倒でした。

また仕事のメールというのは、当然ながら他人の言葉で書かれていますので、内容を理解して把握するのに少し、時間がかかることがあります。

このような場合、いったん、OmniFocus に入れてしまうことにより、せっかく理解した内容をすっかり忘れてしまい、また思い出すのにちょっと時間がかかったり、それすら面倒になってしまったり、ということもありました。

このようなところを踏まえて、いまは、「2分ルールにとらわれずに、メールはできるだけその場で処理する」ということを心がけています。

カタがついたメールはアーカイブして、受信トレイからは見えなくしてしまいます。（この作業が気持ちよい！）

というわけでまとめてみますと…

• とにかく受信トレイのメールをゼロにするという状態をつくる
• その日のうちに片づけられないタスクに関しては、OmniFocus のほうにメモしておいて、あとで処理をする。

…これを実践してみたら、以前よりは仕事がはかどるような気がしています。

あとはやっぱり「受信トレイをゼロにした！」という気分的な効果が大きいかなあ。

ひとつの応用として、参考になれば幸いです。

前回の記事では、趣味と実益をかねて、「お菓子は自分でつくる」ということを実践してみよう！と考えました。

ここでいう実益というのは、お菓子を手作りしたほうが買うよりも大切に食べるのでダイエットにつながるのでは？というようなことです。

それでさっそくローライムチーズケーキをつくってみたのですが、よく考えてみれば、わが家には同居人がいるんですよね。

つまり、誰かが “お菓子” を買ってきてしまえば、僕の手作り作戦というのはあまり意味をなさず、むしろ “手作りお菓子＋買ってきたお菓子” で、今まで以上に食べてしまうことにもなりかねません。

これでは本末転倒というよりも、当初の狙いの真逆へ進みかねないので、ちょっと考えてみました。

基本は、記録

ダイエットに限らないことですが、やはり基本はレコーディング（記録）にあると思います。

記録すれば現状を客観的にみつめることができるので、なにかと対策が立てやすい。

では、どうすれば記録しやすくて、客観的に見つめやすいものになるのか？

• 体重と体脂肪の推移をグラフで
• 一日にどれだけのものを何時に食べたのか？
• ウォーキングの記録

個人的にこの三つを記録していきたいのですが、やっぱり手元にある iPhone でやるのが便利なんじゃないかと思い、ちょっと探してみました。


シンプル・ダイエット

• http://www.simpleweight.net/ja/

体重と体脂肪を記録するだけのシンプルなアプリ。

くまさんのアイコンがちょっとかわいいのですが、シンプルで良さそうなのでこれを使ってみたいと思います。


Nebulous Note

• http://nebulousapps.net/

Nebulous Note というアプリを使って日記を書いています。

食べたものに関しては毎日、日記のその日の最後にまとめて書くようにしているのですが、こんな風にすると、「今日、何食べたっけ？」が分かりやすくなるんじゃないかと。



Runkeeper

• http://runkeeper.com/

ウォーキングの記録は RunKeeper で。

僕がウォーキングが好きな理由は、ゆっくりと音楽を聴くこともできるからです。

とりあえず、やってみる

ここで紹介した方法が効果的であるとかオススメであるとかいうわけでなく、とりあえず、自分であれこれ考えてやってみます、という感じです。

あとは昔、ヨガを習ったときに学んだ腹式呼吸っていうんですか？

あれを仕事の合間にやってみたいと思います。

WordPress プラグイン ‘Maintenance Mode‘ を使うと、WordPressサイトを「メンテナンス中」にすることができます。

下記のページがとても分かりやすいです。

• WordPressサイトを「メンテナンス中」にするプラグイン

管理画面にログインしている状態のブラウザなら普通にサイトを閲覧できます。このため、メンテナンス作業は普通にサイトを確認しながらできるのでとても便利。

実際に使ってみて、制作の際などにとても便利でしたので、次回からは必須となりそうです。

塩バニラアイスのクッキーサンドをつくりました。

レシピは前回と同じ 焼かずにかんたん基本のロースイーツレシピ を参考にしました。（参考にしたというか、そのまんまつくってみた）

まずはクッキー生地から。

アイスを流し込み、これから冷凍します…バニラビーンズの香りがとてもよいです…！


アイスをサンドイッチして冷凍したところ。


分かりにくいかもですが、真ん中のアイスを上下のクッキー生地ではさんでいます。

しかし、きちんと計ったつもりなのに上の生地と下の生地の厚さがあきらかに違いますね…なんでだろう？

とはいえ味にはあまり関係がないので、無事に完成！ということにしておきます。


まとめと反省

まとめですが、お味のほうはなかなか美味しかったですよ。

最近、暑いし、やっぱり冷たいデザートが食べたくなりますからね。

下記は反省というか、次回の課題。

• クッキー生地をつくるときに、型のはじっこのほうまでギュッギュッ、ときちんと押す。
• 甘さはもう少し控えめでもよいかも。
• クッキー生地にもう少しココナッツオイルを入れてもよいかも。

次もがんばるぞ。



GTDにおけるアクション収集において、Sparrow と OmniFocus をどう連携させるか？ということについて考察してみたいと思います。

これは少し細かいテーマになりますが、前回の記事で ‘Gmail の受信トレイを inbox として使う’ ということに関する応用といえるでしょう。

ブラウザベースで Gmail を使う場合

ブラウザベースで Gmail を使う場合は、下図のようにメール本文内の必要そうな部分だけを選択して「右クリック → サービス → OmniFocus: Send to Inbox」で OmniFocus の inbox にいれていました。



これをやると、OmniFocus 側では…

• メールの件名がそのままアクション名になる
• Gmail で選択した部分が OmniFocus の ‘メモ’ 欄に入力される

…ので、あとは必要なことだけを書き加えれば大丈夫でした。

また便利なポイントとして、OmniFocus のメモ欄に、参照もととなったメールへのリンクを自動的に貼ってくれるというものがありました。

これによって、「このアクションってどういう経緯で収集したんだっけ？」というようなときにはそこをクリックすれば、そのときのメールを参照できますので、前後関係などが分かるようになっています。

Sparrow の場合

Sparrow　の場合はもうちょっとそっけなくて、上記と同じように収集したとした場合…

• アクション名は ‘From Sparrow’ で固定されている
• Sparrow で選択した部分が OmniFocus の ‘メモ’ 欄に入力される

…だけで、「参照もととなったメールへのリンクを自動的に貼ってくれる」というような親切なことはしてくれません。

単純に検索をつかう

…というわけで「どうしようか？」とちょっと考えてしまたのですが、とりあえず必要な作業としては、

• OmniFocus において、アクション名 ‘From Sparrow’ を適切なアクション名に書きかえる

…いままでブラウザベースの Gmail でも、これはやっていたことでもありました。なぜならここにはメールの件名が自動的にはいっていたのですが、常に適切なメールの件名がついているとは限らないからです。

次に「このアクションってどういう経緯で収集したんだっけ」という場合。

これは単純に、’メモ欄にある文字列で検索をかけてみる’ ことで解決できるのでは？ と思いました。

• OmniFocus のアクションの下部にあるメモ、ここにはもともとの参照もとのメールの文字列がはいっているので、これをコピーして、Sparrow の検索ウインドウにペースト。検索を実行。

これで大丈夫なのではないかと。

まとめ

最近はメールクライアントに Sparrow を使うことが多いので、しばらくこれで様子を見てみたいと思います。

• Sparrow – http://sparrowmailapp.com/
• OmniFocus for Mac – http://www.omnigroup.com/products/omnifocus/

WordPress の “シェア系” プラグインと言えばいいでしょうか？

最近では Twitter のツイートボタンや Facebook の「いいね！」ボタンなどで、ブログの記事を簡単に共有できるようになっていることが多いですよね。

代表的なのは

• WP Social Bookmarking Light

あたりだと思いますが、こういったプラグインを活用すると、簡単に前述のような “シェア系” ボタンを付けることができます。

この記事をメールする ‘Share This’

ですが僕がやりたかったのが “この記事をメールする” という機能をつけること。

なぜなら自分でも気に入った記事を他人にメールすることがあるからで、おそらくそういう人って一定数（そして思ったよりも）いるんじゃないかなあ、と思いまして…。

• Share This

WordPress プラグインはこちらのページで、ここを見るとやり方が書いてありますが、一点だけ、追記を。

もしも自分の好きな場所にシェアボタンを表示させたい場合は、WordPress の Share This の設定画面で、下記を両方とも ‘No’ にします。



そしてその上に書いてある HTML タグをテンプレートファイルなどの所定の場所に貼りつけてあげれば大丈夫みたいです。

参考までに。

• 参考：10 Best WordPress Sharing Plugins of 2012 To Get More Social Traffic

「何の役にも立たない本を読みたい」と、思ったことはないでしょうか？

僕の場合、自分のお店をだしてからは、いわゆるビジネス書、実用書に目を通すことが多くなり、楽しみのための読書というよりも、学びのための読書ばかりになっていました。

しかし徐々にですが、やっぱり読書する時間を楽しみたい、と考えるようになり、再び小説などをゆっくりと楽しむようになってきました。

この本、「マイルス・デイヴィス 青の時代」も、楽しみのための読書に過ぎません。

しかし小説にしても今回の本にしても、ビジネス書ばかり読んでいた頃の自分からすれば “何の役にも立たない” ものになるのかもしれませんが、逆にいえば “こんな贅沢な時間の過ごしかたもない” ということになるのではないでしょうか？

休日にホテルでのんびりしながら読みましたよ。

好きな音楽に、好きな本。

それだけで充分なんじゃないかなあ、と感じつつ。

ああ、肝心の本の内容ですが、マイルスの「Kind Of Blue」が好きならきっと楽しめるはず。

少なくとも僕のような初心者でも楽しめました。

• マイルス・デイヴィス青の時代

収集ステップは GTD のはじめの一歩であり、これはひらたく言えば、「気づいたこと、気になることを “すべて” メモする」ということです。

とにかくメモする。

GTD ではこれを “inbox に入れる” と表現しています。

要するに「メモしたものがいろんなところに散らばっていたら意味がないので、一ヶ所に集めましょうね、そしてその場所を inbox と呼びましょうね」ということですね。

とはいえ、実際の生活において、気づいたこと、気になることをすべてメモするには、その環境によってさまざまなツールが必要になってきます。

例えば僕の場合でしたら…

• OmniFocus（Mac ＆ iPhone）の inbox
• Gmail の受信トレイ
• RHODIA No.12

…とりあえずこの３つがあれば、過不足なく収集できるかなあ、という感じですね。

OmniFocus (for Mac)

Omnifocus の環境設定からクリッピングショートカットを記録しておくと、“とにかく気づいたときにはすぐに収集” できるようになりますので便利です。

また例えば、Web ページを閲覧しているときや、お客さんからの資料などから収集したいときは、クリップしたい部分を選択して右クリック → サービス → OmniFocus: Send to inbox で収集できます。

このメニューが表示されない場合は、Mac のシステム環境設定からキーボードを開いて、「サービス」のところで “OmniFocus: Send to inbox” にチェックが入っているかどうかを確認してみると良いかもしれません。

Gmail の受信トレイというのは、お客さんから要望が届いたりするので、それを収集するために必要になってきます。

そして以外とあなどれないのが、 RHODIA です。

手書きって良い感じ

なんだかんだで手書きって良い感じです。

特に、きちんとした言葉になりきっていないような、ぼんやりとしたひらめきとかアイデア、こういうのは手書きじゃないと収集できません。

ちょっと話が脱線しますけれども、RHODIA がいいのは、“破って捨てられる” というところ。

破って捨てられるので、“人に見られたくないこと” を書いて、丸めて捨てることができる。

不安に思っていること、密やかだけど熱望しているもの、怒りや嫉妬などのネガティブな感情…こういうのは書いてみるだけでも感情的にはだいぶ楽になることが多いですね、実感として。

収集しつづけると何が変わるのか？

収集しつづけると何が変わるのかーー？

これは本書（ストレスフリーの整理術）の第11章でもテーマになっていることですが、僕の実感でひとことでいってしまえば、「安心を感じることができる」ということではないかと思っています。

とりあえず収集しておけば、あとで処理というステップを踏んでいくのでとりあえずその場で忘れてしまっても大丈夫ーー。

ーーこれは、個人的には安心をもたらす感覚だと思いますし、最終的にはストレスフリーな状態へと近づいていけるのではないかと感じています。

WordPress でプラグインを使わずに関連記事を表示する方法です。

• WordPress:プラグインなしでできる高機能カスタマイズ9つ

基本的には上記の記事がとても参考になりました。

なお上記の記事では、“プラグイン無し・画像つき” のやり方が掲載されていますが、おそらくカスタムフィールドの画像を引っ張ってきているようです。

それを “記事の最初の画像を取得する” 場合には、下記の記事が参考になりました。

• How to: Get the first image from the post and display it

…で、結局このブログではサムネイル画像は使わずに、文字だけで関連記事を表示することにしました。

まあ、シンプルでいいかな、と。

ラ・フォル・ジュルネ・オ・ジャポン「熱狂の日」2012 “0歳からのコンサート” を家族で観てきました。

子供と奥さんとチャイコフスキー、個人的にはそれだけでかなり幸せ。

会場は、正直、かなりうるさいです。

子供の泣き声、叫び声…。

でもだからこそ、僕らみたいに小さな子供を連れている方は、ちょっとだけ安心できるかもしれません。（だって普通のクラシックのコンサートにはまず行けないから）

そして、5000席もある会場が満席でしたから、「子供とクラシックを楽しみたい」と考えているお父さんお母さんって、思っている以上に多いのかもしれませんね。

パンフレットはこんな感じ。イラストが可愛らしかったです。

チェブラーシカとのコラボグッズ。ちなみに「チェブラーシカ」というキャラクターをはじめて知りました。

たまによく聴く「OTTAVA」の公開生放送もありました。ちょっとだけど聴けてよかった。